Pflicht zur KI-Schulung ab 2025

Mit dem Inkrafttreten der europäischen KI-Verordnung (KI-VO) am 1. August 2024 beginnt für Unternehmen eine neue Phase der Regulierung. Auch wenn zentrale Regelungen erst ab dem 2. August 2026 verbindlich werden, bringt das Jahr 2025 bereits erste Pflichten mit sich – darunter eine besonders praxisrelevante Neuerung: Unternehmen müssen ihre Beschäftigten im Umgang mit Künstlicher Intelligenz (KI) schulen.

Warum eine Schulungspflicht? Hintergrund der Regelung

Artikel 4 der KI-VO verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, ihre Mitarbeitenden entsprechend zu qualifizieren. Ziel ist es, Kompetenzen zu fördern, die einen verantwortungsvollen Umgang mit KI ermöglichen. Gefordert wird ein fundiertes Verständnis – nicht nur für die Funktionsweise und technischen Grundlagen, sondern auch für Risiken, Entscheidungslogik und Auswirkungen auf betroffene Personen.

Der Gesetzgeber verfolgt dabei das Ziel, eine vertrauenswürdige Nutzung von KI zu gewährleisten und zugleich Grundrechte sowie faire Marktbedingungen in der EU zu schützen.

Wer muss aktiv werden?

Die Schulungspflicht betrifft nicht nur große Technologiekonzerne oder Entwickler eigener KI-Lösungen. Sie richtet sich an alle Unternehmen, die KI-Tools einsetzen – also auch Nutzer externer Anwendungen wie z. B. ChatGPT, Canva oder automatisierte Bewerbungssoftware.

Branche, Mitarbeiterzahl oder Jahresumsatz spielen keine Rolle. Selbst Kleinstunternehmen und Start-ups sind von der Regelung erfasst – oftmals ohne sich dessen bewusst zu sein.

Wie sollten Schulungen gestaltet werden?

Die KI-VO macht keine Vorgaben zur konkreten Form der Schulung – wohl aber zum Ergebnis: Mitarbeitende müssen befähigt werden, KI-Systeme zu verstehen, verantwortungsvoll einzusetzen und deren Auswirkungen einschätzen zu können.

In der Praxis macht ein zweistufiges Vorgehen Sinn:

• Grundlagentraining: Überblick über Funktionsweise, Nutzen und Risiken von KI
• Spezifische Schulungen: Vertiefte Inhalte für Personen, die regelmäßig mit bestimmten Systemen arbeiten – z. B. in HR, Marketing oder Datenanalyse

Je höher das Risikopotenzial des eingesetzten Systems, desto umfassender sollte auch die Schulung sein.

Haftungsrisiken nicht unterschätzen

Zwar drohen bei Verstößen gegen die Schulungspflicht keine direkten Bußgelder – dennoch kann es teuer werden. Kommt es durch mangelnde Qualifikation zu fehlerhaften Entscheidungen oder Schäden, haften Unternehmen zivilrechtlich. Eine dokumentierte Schulung schützt hier nicht nur die Belegschaft, sondern auch das Unternehmen selbst. Zwar kann die Haftung nicht gänzlich ausgeschlossen, aber immerhin minimiert werden.

So gelingt die Umsetzung im Unternehmen

Die Einführung eines nachhaltigen Schulungskonzepts erfordert strategisches Vorgehen. Diese Schritte bieten Orientierung:

1. Analyse: Welche KI-Tools werden bereits genutzt?
2. Rollenklärung: Ist man Anbieter oder Anwender?
3. Wissensstand prüfen: Welche Kompetenzen bestehen bereits im Team?
4. Richtlinien entwickeln: Interne Leitplanken für den KI-Einsatz schaffen
5. Dokumentation sicherstellen: Auch ohne explizite Pflicht ratsam für die eigene Rechtssicherheit

Hochrisiko-KI im Personalbereich: Besonders sensibel

Systeme, die z. B. Bewerber bewerten oder automatisierte Entscheidungen über Mitarbeitende treffen, gelten als Hochrisiko-KI. In solchen Fällen müssen Schulungen besonders tiefgreifend ausfallen. Zudem sind Betroffene über den Einsatz solcher Systeme aufzuklären – inkl. verständlicher Erläuterungen zur Entscheidungsfindung (Art. 86 KI-VO).

Mitbestimmung nicht vergessen: Rolle des Betriebsrats

Unternehmen mit Betriebsrat sind verpflichtet, diesen frühzeitig einzubinden – sowohl bei der Einführung von KI-Systemen als auch bei der Konzeption entsprechender Schulungen. Gemäß §§ 87 und 98 BetrVG besteht hier ein Mitbestimmungsrecht, insbesondere wenn Leistungs- oder Verhaltenskontrolle durch KI möglich ist.

Fazit: Jetzt aktiv werden – nicht erst 2026

Auch wenn viele Regelungen der KI-Verordnung erst zu einem späteren Zeitpunkt verpflichtend werden, beginnt mit der KI-Schulungspflicht ab 2025 ein entscheidender Umsetzungszeitraum. Unternehmen, die frühzeitig handeln, vermeiden Risiken, schaffen interne Klarheit und stärken langfristig ihre Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit.

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