Die Personalakte ist das zentrale Dokumentationsinstrument im Arbeitsverhältnis – sie enthält alle personenbezogenen Daten eines Mitarbeiters, von Arbeitsverträgen über Beurteilungen bis hin zu Abmahnungen. Doch was dürfen Arbeitnehmer über ihre Personalakte wissen? Und welche datenschutzrechtlichen Pflichten treffen Arbeitgeber beim Führen einer analogen oder digitalen Personalakte?
In Zeiten zunehmender Digitalisierung, komplexer HR-Software und Cloud-basierter Personalverwaltung rücken Themen wie Datenschutz, Auskunftsanspruch nach DSGVO und Transparenz immer stärker in den Vordergrund. Dieser Beitrag beleuchtet praxisnah, welche Rechte Arbeitnehmer im Umgang mit ihrer Personalakte haben und wie § 83 BetrVG und Art. 15 DSGVO zusammenwirken.
Dieser Beitrag erklärt praxisnah, welche Rechte Arbeitnehmer beim DSGVO-Auskunftsanspruch zur Personalakte haben und welche Pflichten Arbeitgeber treffen.
Was ist eine Personalakte – und was gehört hinein?
Eine Personalakte ist jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die sich auf das Arbeitsverhältnis eines Beschäftigten bezieht. Dabei ist es unerheblich, ob die Daten digital, hybrid oder papierbasiert gespeichert werden.
Typische Inhalte sind:
- Arbeitsverträge, Nachträge und Vereinbarungen
- Schulungs- und Weiterbildungsnachweise
- Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen
- Lohnabrechnungen, Fehlzeiten, Urlaubsstatistik
- Abmahnungen, Kündigungen, Dokumentationen interner Gespräche
- Relevante E-Mail-Korrespondenz
Auch Inhalte aus HR-Software oder Tools wie Zeiterfassungssystemen fallen unter die Personalakte – sofern sie sich personenbezogen einem Mitarbeiter zuordnen lassen.
Auskunftsanspruch: § 83 BetrVG vs. Art. 15 DSGVO
Arbeitnehmer haben gleich zwei Rechtsquellen, um Informationen über ihre Daten zu erhalten: das betriebsverfassungsrechtliche Einsichtsrecht nach § 83 BetrVG und den Auskunftsanspruch gemäß Art. 15 DSGVO.
Der Auskunftsanspruch zur Personalakte nach DSGVO ergänzt das Einsichtsrecht aus § 83 BetrVG.
§ 83 BetrVG: Das klassische Einsichtsrecht
Nach § 83 BetrVG dürfen Arbeitnehmer jederzeit ihre Personalakte einsehen – auch in Begleitung einer Vertrauensperson. Sie können Notizen anfertigen oder Kopien auf eigene Kosten verlangen. Dieses Einsichtsrecht gilt nicht nur während des Arbeitsverhältnisses, sondern unter Umständen auch danach, gestützt auf § 241 Abs. 2 BGB.
Art. 15 DSGVO: Der umfassende Auskunftsanspruch
Anders als das Einsichtsrecht gewährt Art. 15 DSGVO einen weitergehenden Auskunftsanspruch über alle verarbeiteten personenbezogenen Daten:
- Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
- Zu welchen Zwecken, wie lange, und wer sind Empfänger?
- Anspruch auf unentgeltliche Kopie beim ersten Antrag
Dieser Auskunftsanspruch nach DSGVO gilt unabhängig davon, ob Daten in der Personalakte, in E-Mails, Performance-Systemen oder Cloud-basierten HR-Tools gespeichert sind.
Verhältnis von § 83 BetrVG zu Art. 15 DSGVO
In der Praxis stellt sich häufig die Frage: Gilt der Auskunftsanspruch nach der DSGVO zusätzlich zum Einsichtsrecht aus § 83 BetrVG? Die Antwort: Ja – mit Einschränkungen.
Situation | Geltende Regelung |
Während des Arbeitsverhältnisses | Vorrangig § 83 BetrVG |
Bei nicht aktenbezogenen Daten | Art. 15 DSGVO zusätzlich |
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses | Ausschließlich Art. 15 DSGVO |
Diese Unterscheidung von Auskunftsanspruch und Einsichtrecht ist wichtig, wenn Arbeitnehmer etwa im Rahmen einer Kündigungsschutzklage eine vollständige Datenkopie ihrer Personalakte verlangen.
Was darf in der Personalakte gespeichert werden – und was nicht?
Nicht jede Information darf in der Personalakte stehen. Die DSGVO und das BDSG regeln klar, welche Datenverarbeitung erlaubt ist.
Erlaubt in der Personalakte:
- Daten zur Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses (§ 26 BDSG)
- Nachweise über Qualifikation und Leistung
- Abmahnungen mit begrenzter Aufbewahrungsdauer
Verboten in der Personalakte:
- Daten ohne Rechtsgrundlage (z. B. heimliche Tonaufnahmen)
- Subjektive Verdachtsmomente ohne Nachweis
- Gesundheitsdaten, außer unter engen Voraussetzungen (Art. 9 DSGVO)
Praxis-Tipp: Arbeitgeber sollten klare Richtlinien für digitale Personalakten, Löschfristen und Zugriffsrechte definieren, um DSGVO-konform zu bleiben, damit Mitarbeiter zum Beispiel ihren Auskunftsanspruch geltend machen können.
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Weitere Rechte bezüglich der Personalakte: Berichtigung, Löschung, Gegendarstellung
Neben dem DSGVO-Auskunftsanspruch zur Personalakte bestehen weitere Rechte wie Berichtigung oder Löschung. Nach Art. 15 DSGVO haben Arbeitnehmer konkret folgende Rechte im Datenschutzkontext:
- Berichtigung & Löschung: Bei fehlerhaften oder unzulässigen Daten (Art. 16, 17 DSGVO)
- Gegendarstellung: Muss laut § 83 Abs. 2 BetrVG dauerhaft in die Personalakte aufgenommen werden
- Löschung nach Austritt: Wenn keine Aufbewahrungspflichten bestehen, dürfen Daten gelöscht werden
Muss die gesamte Personalakte bei Geltendmachung des Auskunftsanspruchs herausgegeben werden?
Hier gehen die Meinungen auseinander:
- Enge Auffassung: Nur strukturierte Daten (Stammdaten, Zeiten, Gehalt)
- Weite Auffassung (Tendenz der Rechtsprechung): Auch Bewertungen, Vermerke, Abmahnungen
Der Bundesgerichtshof (VI ZR 576/19) und der Europäische Gerichtshof (C-307/22) sprechen sich für eine weite Auslegung des Begriffs „personenbezogene Daten“ aus. Eine finale Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) steht noch aus.
Risiken bei Verstößen gegen Auskunftsrechte bezüglich der Personalakte
Arbeitgeber, die Auskunftsansprüche nach der DSGVO oder Einsichtsrechte nach §83 BetrVG bezüglich der Personalakte ignorieren, setzen sich folgenden Risiken aus:
- Beschwerden bei Aufsichtsbehörden
- Bußgelder nach Art. 83 DSGVO
- Schadensersatzansprüche nach Art. 82 DSGVO – auch für „immaterielle Schäden“
- Verwertungsverbote im Arbeitsrecht bei rechtswidrig gespeicherten Daten
Ein professionelles Datenschutzmanagement und strukturierte Personalaktenführung sind daher Teil jeder Compliance-Strategie im Arbeitsrecht.
Fazit: Transparente Personalaktenführung ist Compliance-Pflicht
Eine klare, rechtssichere und datenschutzkonforme Personalaktenführung ist heute unverzichtbar. Sie schützt Arbeitgeber vor Bußgeldern und Rechtsstreitigkeiten – und stärkt zugleich das Vertrauen der Mitarbeiter.
Insbesondere die korrekte Anwendung von § 83 BetrVG und Art. 15 DSGVO ist für HR-Abteilungen, Personalverantwortliche und Betriebsräte von zentraler Bedeutung im Arbeits- und Datenschutzrecht.
Wer den Auskunftsanspruch aus DSGVO zur Personalakte korrekt umsetzt, reduziert rechtliche Risiken und stärkt die Compliance.
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❓ FAQ: Häufige Fragen zur Personalakte und zum Auskunftsanspruch
Alle Arbeitnehmer haben nach § 83 BetrVG und im Rahmen des DSGVO-Auskunftsanspruchs zur Personalakte das Recht, Einsicht zu verlangen.“
Ja. Arbeitnehmer dürfen auf eigene Kosten Notizen anfertigen oder Kopien der Personalakte verlangen. Dieses Recht leitet sich aus dem allgemeinen Einsichtsanspruch ab.
Art. 15 DSGVO regelt den Auskunftsanspruch über personenbezogene Daten in der Personalakte und darüber hinaus. Dazu zählen:
- Herkunft der Daten
- Verarbeitungszweck
- Empfänger
- Speicherdauer
- Kopie der Daten
Das wird unterschiedlich interpretiert:
- Eng: Nur Stammdaten wie Name, Adresse, Beschäftigungsdaten
- Weit (h.M.): Auch interne E-Mails, Bewertungen und Vermerke – sofern sie Aussagen über die Person treffen
Ja. Der Anspruch ist ausgeschlossen, wenn:
- Rechte Dritter beeinträchtigt würden
- Geschäftsgeheimnisse betroffen sind
- Der Antrag missbräuchlich gestellt wird (z. B. zur Schikane)
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Arbeitnehmer haben das Recht, die Entfernung unberechtigter oder veralteter Abmahnungen aus ihrer Personalakte zu verlangen. Zudem dürfen sie gemäß § 83 Abs. 2 BetrVG eine Gegendarstellung zu strittigen Vorgängen einreichen, die dauerhaft in der Personalakte aufgenommen werden muss. Diese Regelung stärkt die Transparenz und die datenschutzrechtliche Fairness im Arbeitsverhältnis – im Einklang mit den Grundsätzen der DSGVO.
- Bußgelder nach Art. 83 DSGVO
- Schadensersatzansprüche nach Art. 82 DSGVO – auch für immaterielle Schäden
- Reputationsverlust und arbeitsrechtliche Konsequenzen
Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass Auskunftsansprüche nach der DSGVO zur Personalakte strukturiert dokumentiert und fristgerecht beantwortet werden. Konkret zählt dazu:
- Datenschutzkonforme, strukturierte Aktenführung
- Klare Prozesse zur Einsichtnahme und Auskunft
- Dokumentation von Auskunftsersuchen
- Prüfung auf missbräuchliche Nutzung
*Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Die Inhalte wurden mit größter Sorgfalt und nach bestem Wissen erstellt. Dennoch kann keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernommen werden. Der Beitrag wurde am 29. Juli 2025 angepasst. Änderungen der Rechtslage oder der Rechtsprechung, die nach diesem Datum erfolgt sind, sind nicht berücksichtigt.
Bitte wenden Sie sich für eine individuelle rechtliche Beratung an einen Rechtsanwalt.
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